15 dicas para estruturar um departamento financeiro

* Por Patricia Pazold

Muitas empresas não têm um departamento financeiro estruturado, pois o empresário não tem o conhecimento suficiente para saber o que é um bom departamento financeiro e, por esse motivo, nem consegue cobrar isso da sua equipe. Além disso, muitos acreditam que um bom controle é simplesmente anotar tudo que pagou e recebeu, porém, um bom departamento financeiro está muito longe disso.

É importante ressaltar que cada empresa é de um jeito, sempre haverá particularidades, podem até utilizar um mesmo software, mas tudo muda com processos, procedimentos, quantidade pessoas, produtos, seguimento, tipo de pagamentos e recebimentos, e assim por diante.

Quer saber o que é ter um departamento financeiro estruturado? A consultora financeira Patricia Pazold listou 15 dicas sobre como estruturar o departamento. Confira!

Para estruturar um departamento financeiro é preciso conhecer toda a empresa, seus produtos, processos e ramo de atividade, pois cada empresa exige um controle diferente. Seguem algumas dicas que poderão ajudar e assim ficar mais claro do que precisa ser feito em uma estruturação:

Planejamento inicial: Antes de tudo, faça um planejamento de como será feito essa estruturação, precisa pensar em tudo, para que não tenha problemas com outras áreas da empresa.

Precisa sempre pensar que o principal objetivo da empresa é vender e aumentar a sua lucratividade, então, qualquer processo ou procedimento que atrapalhe isso, precisa ser revisto. Também é importante pensar que o controle precisa existir, porém, não poderá atrapalhar o principal  objetivo da empresa.

Analisar seu software de gestão: Para analisar se o software é adequado para a empresa, primeiro você deve entender todos os departamentos da empresa, ramo de atividade e, com isso, avaliar se o software atenderá a empresa como um todo, pois não adianta atender vendas e não atender o financeiro, produção, etc.

Fazer a implantação do software: Para fazer uma implantação, é necessário um planejamento adequado,definir datas e como será implantado, definir responsabilidades para equipe, verificar se não vai afetar as áreas da empresa.

Elaborar processos e procedimentos de todo o fluxo de entrada e saída:

entender todo o processo da empresa, montar um fluxograma e um manual, treinar a equipe e deixar tudo bem alinhado, pensando sempre em otimizar mão de obra e em não engessar o departamento de vendas. Os processos precisam existir, mas o financeiro não poderá segurar as vendas.

  • Definir alçadas na empresa: tudo o que for importante, como liberar um credito para um cliente, liberar uma compra, liberar um pagamento, etc, precisa ter alçadas de atividades como de limite, para não ser uma empresa centralizadora. As alçadas precisam existir, porém precisam ser auditadas.
  • Definir processo de compras: o departamento de compras deve sempre estar alinhado diretamente com o financeiro, pois é ele que tem a informação de entrada de dinheiro. Todos os processos de compras, precisam ser liberados junto com o financeiro.
  • Descrever as atividades da equipe e fazer o treinamento: os processos precisam estar bem definidos e alinhados com a equipe, precisam ser direcionados para cada um.
  • Ter sempre um backup: É importante sempre ter backup de atividades, não pode somente ter uma pessoa sabendo executar determinada atividade, pois se ela se ausentar, alguém precisa fazer.
  • Alinhar as atividades do gestor: O gestor é o cargo mais importante no departamento, pois é ele quem irá fazer acontecer todos os processos, ele precisa entender que ele é o que vai cobrar, conferir e ter certeza que tudo está certo. Ele não pode ser o executor das atividades operacionais, pois se ele ficar fazendo isso, não terá tempo para fazer a sua gestão do departamento.
  • Fazer a liberação de acessos corretamente: As liberações de acessos ao software, para quem inclui, paga e confere, deverão ser diferentes para cada um. (ex: quem tem a senha para fazer os pagamentos no banco, não poderá ter senha de exclusão ou alteração no software).
  • Elaborar orçamentos e fazer o acompanhamento ( projetado x real): O orçamento faz parte do planejamento estratégico da empresa. Em algumas empresas quem monta todo o orçamento é o departamento de controladoria, quando não se tem esse departamento, ele precisa ser feito pelo departamento financeiro e em conjunto com o empresário e as demais áreas. Porém, quem fica responsável em fazer o acompanhamento e a gestão desse orçamento é sempre o departamento financeiro

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  1. Se empresa tiver vários modelos de vendas, esses modelos precisam estar bem alinhados com o departamento financeiro: Existem empresas que necessitam ter vários modelos de vendas para conseguir vender e se isso ocorrer, tudo precisa estar muito bem alinhado com o departamento financeiro, em relação à entrada e conferência das vendas.
  2. Criar cronograma de atividades: Atividades que são rotinas no departamento financeiro precisam ter hora para começar e finalizar, estipular horários para que a equipe execute com foco, sem ser interrompida, para que não tenha retrabalho e, assim, consiga executar sem erros e com otimização de tempo.
  3. Auditoria: deve criar processos de auditoria entre a própria equipe e finalizar com o gestor da área. Isso evita erros e fraudes.
  4. Elaborar relatórios para tomada de decisão: Muitas empresas não possuem departamento de controladoria e, por esse motivo, todos os relatórios econômico-financeiros deverão ser fornecidos pelo departamento financeiro, como também seus indicadores.

*Sobre Patricia Pazold

Patricia Pazold tem 41 anos, é Consultora Financeira, Contadora e Coaching, graduada em Administração de empresas e Ciências Contábeis, possui MBA em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria e MBA em Gestão Tributária. No mercado de trabalho, Patrícia possui 21 anos de experiência na área financeira, atuando com setor financeiro, contábil, compras, crédito, cobrança e logística. Além disso, também conta com uma bagagem de 12 anos de experiência em gestão de equipes. É especialista em consultoria financeira, elaboração e execução de treinamentos, reestruturação do setor financeiro, reestruturação do setor de logística (frota), controle de custos e despesas e controladoria.

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